La Escritura Clara como Herramienta Fundamental del Product Manager

La comunicación efectiva es una habilidad esencial para cualquier Product Manager.

La forma en que documentamos nuestras decisiones, requerimientos y estrategias de producto puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. En esta guía, exploraremos las prácticas fundamentales para mejorar la claridad y el impacto de nuestra escritura en documentos de producto.

El Arte de la Brevedad: Frases de Menos de 30 Palabras

La longitud de nuestras frases afecta directamente la comprensión del lector. Cuando escribimos documentos de producto, cada frase extensa representa un obstáculo potencial para nuestro equipo. Imaginemos la diferencia entre estas dos versiones de un requerimiento:

Versión compleja:

"El sistema deberá implementar una funcionalidad que permita a los usuarios finales realizar la configuración de sus preferencias de notificación, incluyendo la frecuencia de las alertas, los canales de comunicación preferidos y los tipos de actualizaciones que desean recibir, todo esto accesible desde el panel de control principal."

Versión mejorada:

"Los usuarios podrán configurar sus preferencias de notificación desde el panel de control. Podrán elegir la frecuencia de alertas, los canales de comunicación y los tipos de actualizaciones."

Datos en Lugar de Adjetivos: La Precisión como Norte

Los adjetivos pueden ser engañosos y subjetivos. En el contexto del product management, necesitamos reemplazarlos con datos concretos que apoyen nuestras afirmaciones. Veamos un ejemplo práctico:

PRD poco preciso:

"La nueva interfaz es significativamente más rápida y ofrece una experiencia de usuario mucho mejor."

PRD basado en datos:

"La nueva interfaz reduce el tiempo de carga de 3.5 segundos a 0.8 segundos. Las pruebas de usabilidad muestran que los usuarios completan las tareas principales en un 40% menos de tiempo."

El Test del "¿Y qué?": Demostrando el Valor Real

Cada afirmación en nuestros documentos debe responder a la pregunta "¿Y qué?". Este ejercicio nos ayuda a conectar las características técnicas con el valor real para el negocio y los usuarios. Consideremos este ejemplo:

Historia de usuario inicial:

"Como usuario, quiero poder guardar mis búsquedas recientes."

Aplicando el test "¿Y qué?":

"Como representante de ventas, necesito acceder a mis búsquedas recientes para reutilizar criterios de búsqueda frecuentes, lo que me permitirá encontrar productos para mis clientes un 60% más rápido y aumentar mis ventas diarias."

La Precisión en el Lenguaje: Eliminando la Ambigüedad

Las palabras ambiguas como "casi", "significativamente" o "pronto" no tienen lugar en la documentación de producto. Estas palabras crean confusión y pueden llevar a malentendidos costosos. Comparemos:

Especificación ambigua:

"El sistema casi siempre procesará las solicitudes rápidamente, con una cantidad significativa de usuarios pudiendo completar sus transacciones pronto."

Especificación precisa:

"El sistema procesará el 99.9% de las solicitudes en menos de 2 segundos. El 95% de los usuarios completará sus transacciones en menos de 5 minutos."

Estructura Clara: Sujeto-Verbo-Objeto

La estructura sujeto-verbo-objeto proporciona claridad y facilita la comprensión inmediata. Esta estructura es especialmente importante en las historias de usuario y los criterios de aceptación. Por ejemplo:

Estructura confusa:

"En cuanto a la funcionalidad de exportación que se ha solicitado para los reportes, considerando las necesidades de los usuarios, debería implementarse."

Estructura clara:

"El sistema exportará los reportes en formatos PDF y Excel. Los usuarios seleccionarán el formato desde el menú de exportación."

Simplicidad en el Lenguaje: Eliminando la Jerga Innecesaria

La jerga técnica, los acrónimos y las palabras innecesarias crean barreras de comunicación. Nuestro objetivo es que cualquier persona pueda entender nuestros documentos sin necesidad de un glosario. Veamos la diferencia:

Con jerga:

"El MVP necesita implementar una UI/UX optimizada para el ROI mediante la implementación de KPIs que trackeen el engagement del user journey en el frontend."

Sin jerga:

"La primera versión del producto necesita una interfaz que mejore las ventas. Mediremos el éxito según el porcentaje de usuarios que completan una compra."

Aplicación Práctica en la Documentación

Estos principios cobran vida cuando los aplicamos a documentos reales. Por ejemplo, en un PRD para una nueva función de búsqueda:

Versión original:

"Se implementará una funcionalidad de búsqueda avanzada significativamente mejor que permitirá a los usuarios encontrar contenido relevante de manera más eficiente y con una UX mejorada que incrementará el engagement."

Versión mejorada:

"El nuevo buscador permitirá encontrar documentos usando filtros por fecha, tipo y departamento. Los usuarios encontrarán documentos específicos en menos de 30 segundos, reduciendo el tiempo actual de búsqueda de 3 minutos. Esto aumentará la productividad del equipo de soporte en 25 horas mensuales."

Conclusión

La claridad en la escritura no es solo una cuestión de estilo; es una herramienta estratégica que nos ayuda a construir mejores productos. Cuando escribimos con precisión, eliminamos ambigüedades, reducimos el tiempo de desarrollo y mejoramos la colaboración entre equipos. Cada documento que producimos debe servir como una guía clara que lleve a nuestro equipo hacia el éxito del producto.